- Internet und Email: Virenschutzprogramme verwenden.
- Weitergabe vertraulicher Daten genehmigen lassen.
- Vertrauliche Emails verschlüsseln.
- Anrufbeantworter: Keine vertraulichen Informationen
- Faxkennung überprüfen
- Sensible Daten per Fax: Sendezeitpunkt abstimmen.
- Ausdrucke mit sensiblen Daten aus dem Drucker entfernen
Virenschutz
Die meisten Viren, Trojaner oder andere Schadsoftware kommen per Mail. Inzwischen sind sie oft so geschickt verpackt, dass es gar nicht so einfach ist, sie zu erkennen. Und dann hat man doch auf die Bewerbung oder Rechnung im Anhang geklickt. Virenschutzprogramme helfen, die Schadsoftware zu erkennen und den Rechner davor zu schützen.
Nichts ändern, was der Administrator eingestellt hat
Die vom Administrator voreingestellte Konfiguration darf vom IT-Benutzer nicht deaktiviert oder geändert werden. Der Administrator weiß in der Regel, was er tut. Wenn wir hier eigenmächtig eingreifen, können wir erheblichen Schaden anrichten und versehentlich Daten vernichten.
Vertrauliche Informationen nicht weitergeben
Dass man keine vertraulichen Informationen weitergibt, sollte eigentlich selbstverständlich sein. Wenn der- oder diejenige, um den oder die es dabei geht, die Weitergabe erlaubt hat, ist es etwas anderes. Aber um Datenschutzrechtlich alles richtig zu machen, sollte man sich die Erlaubnis am besten schriftlich geben lassen.
Vertrauliche Emails schützen
Emails mit vertraulichem Inhalt an externe Empfänger sind zu verschlüsseln oder mit einem Passwort zu schützen. Sollten sie abgefangen werden, fängt der Datendieb nichts damit an. Dass ein Passwort dann aber gesondert versendet wird, versteht sich eigentlich von selbst. Sonst nützt ja die ganze Aktion nichts.
Wer hört den Anrufbeantworter ab?
Wenn wir eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, wissen wir nicht, wer die Nachricht abhört. Wenn es um vertrauliche Informationen geht, ist es deshalb besser, einfach nur Name und Telefonnummer zu hinterlassen und um Rückruf zu bitten.
Per Fax
Hat mein Fax auch tatsächlich den Empfänger erreicht, für den es gedacht war? Um hier sicherzugehen, sollte man die Kennung des Empfänger-Faxgeräts sofort nach dem Versenden überprüfen.
Wer sensible Daten per Fax verschickt, muss den Sendezeitpunkt mit dem Empfänger abstimmen, damit er sicher sein kann, dass nicht einfach nur derjenige, der zufällig am Faxgerät vorbei kommt, den Ausdruck entgegennimmt. Wenn man kurz Bescheid sagt, wann das Fax gesendet wird, kann man sicher gehen, dass die Informationen in die richtigen Hände gelangen.
Im Drucker
Genau so ist es natürlich mit dem Ausdrucken sensibler Daten. Die sollten auch umgehend aus dem Drucker genommen werden. Beim Kopieren von Dokumenten darauf achten, dass auch die Originale aus dem Gerät entfernt sind.
Multifunktionsgeräte haben in der Regel einen internen Speicher. Auch der sollte gelöscht werden, damit die Daten nicht doch noch in die falschen Hände geraten.
