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Das Homeoffice ist gerade zu Corona-Zeiten für viele eine gute Lösung, sich vor Ansteckung zu schützen.
Doch vor allem im Bereich Datenschutz reicht es nicht, das privaten Familiennotebook, das von allen genutzt wird, aufzuklappen und loszulegen. Auch stellt sich die Frage nach einem ruhigen Plätzchen, an dem man ungestört arbeiten kann. Der Küchentisch ist fürs Homeoffice nicht nur wegen eventueller Essensreste keine gute Lösung. Sämtliche Familienglieder nutzen die Küche mit und haben so unter Umständen Einblick in personenbezogene Daten.
Letztendlich gelten im Homeoffice aber die gleichen Datenschutzregeln wie im Büro.
Eine kleine Checkliste fürs Homoffice:
- Notebooks oder PC-Monitore müssen so aufgestellt sein, dass Nachbarn oder Familienglmitglieder nicht sehen können, was auf dem Bildschirm steht.
- Bei Verlassen des Arbeitsplatzes muss das Gerät entweder ausgeschaltet oder aber zumindest die Bildschirmsperre eingeschaltet sein.
- Papierunterlagen sind zu vermeiden. Sollten sie aber dennoch nötig sein, dürfen sie nicht offen herumliegen gelassen werden. Nach der Verwendung sind sie in einem verschlossenen Schrank oder einer verschlossenen Schublade aufbewahrt werden.
- Ausdrucke mit personenbezogenen Daten müssen eigentlich geschreddert werden. Wo das nicht möglich ist, kann man sie notfalls aber auch in sehr kleine Stücke zerreißen.
- Telefongespräche sollten so geführt werden, dass sie von niemandem mitgehört werden können.
- Es muss gewährleistet sein, dass die Geräte nicht von anderen Familienmitgliedern mitgenutzt werden.
- Daten sollten nicht lokal gespeichert werden, damit sie über den Firmenserver geschützt gespeichert werden und auch gesichert werden können.
- private und geschäftsliche Emails dürfen auch hier nicht vermischt werden
Was der Arbeitgeber übernehmen muss.
- Er schreibt fest, welche Arbeitsmittel – Hardware und Software – im Home-Office eingesetzt werden dürfen
- Er muss dafür sorgen, dass der Zugang zu im Home-Office eingesetzten Computern und Betriebssystemen mit einem Passwort gesichert ist
- PCs, Notebooks sowie mobile Datenträger wie USB-Sticks sollten verschlüsselt sein, damit auch dann niemand Zugriff auf die Daten hat, sollten die Geräte verloren gehen und in fremde Hände geraten.
- Der Email-Verkehr sollte verschlüsselt über die Geschäfts-Emailadressen gehen.
- Eine Datenspeicherung und Sicherung sollte über eine sichere Verbindung per Fernzugriff zentral auf dem Firmenserver eingerichtet sein.
Und zu guter Letzt:
Alle Mitarbeiter müssen sich verpflichten, Datenpannen und sicherheitsrelevante Vorfälle unverzüglich zu melden.